April 18, 2021

Mit Automatisierung Unternehmen digitalisieren

Was ist eine Digitalisierungsmaßnahme?

Vor allem durch die Nennung in den unterschiedlichen Zusammenhängen ist dieser Begriff oftmals schwammig und nicht greifbar. Hierzu kommt gleichzeitig der Begriff der Automatisierung. Dies ist ein wichtiger Trend, welcher den Menschen viel verspricht und meistens im Zusammenhang mit den Digitalisierungsstrategien erwähnt wird. Der Begriff der Digitalisierung hat generell unterschiedliche Bedeutungen und ist nicht eindeutig abzugrenzen. Die digitale Umsetzung analoger Dokumente und Prozesse und auch der Trend, mit welchem der Wandel zu einer digitalen Ökonomie gemeint ist, können darunter verstanden werden.
Allgemein kann gesagt werden, dass Prozesse, welche einst analog auf Papier, abgelaufen sind und heutzutage computergestützt und digital erfolgen, erfolgreich digitalisiert worden sind. Hierzu gibt es spezielle Digitalisierungsagenturen.

Die Vernetzung bzw. die Digitalisierungsmaßnahmen beschränken sich nicht auf einen Floor als Versandlager oder als Maschinenhalle. Wird die Produktion digitalisiert, müssen die Prozesse, welche dahinter stehen, digital ablaufen. Dies geschieht nicht nur beim Unternehmen selbst, sondern auch bei den Abnehmern Lieferanten und bei den Kunden. Diese Vernetzung kann sehr hohe Gewinne einbringen.
Zu diesem Prozess gehört ebenfalls die Aufbereitung und die Sammlung der Daten. Unternehmen wie Facebook oder Google gehören zu den wichtigsten Unternehmen auf der Welt, denn diese schaffen es, die Daten der Nutzer in sehr großen Mengen zu finanzieren. Die Industrie sitzt ebenfalls auf einem sehr großen Datenschatz und ein bedeutendes Verfahren der Industrie 4.0 ist vor allem die Nutzbarmachung jener Daten. Hierzu gehören Aspekte wie Big Data sowie die künstliche Intelligenz. Hierbei geht es nicht so sehr um die Daten der Nutzer bzw. der von Lieferanten oder Kunden als um Prozess- oder Produktionsdaten. Vor allem hier wird die Wirkung der künstlichen Intelligenz sehr unterschätzt. Diese schafft es, die Datenbestände zu verstehen und diese auszuwerten, welche vorher nicht relevant waren.

Was sind Automatisierungsmaßnahmen?



Der Begriff der Automatisierung bzw. Automation beschreibt die Übertragung von Funktionen innerhalb der Prozesse und der Abläufe vom Mitarbeitern auf die technischen Systeme. Dafür genügt es meistens nicht, dass die dafür notwendigen Dokumente digital zur Verfügung stehen, was jedoch eine wichtige Voraussetzung für die Automatisierungsstrategie ist.
Durch die Tools und die einzelnen Technologien müssen die Daten der Prozesse gelesen und gleichzeitig in das System übernommen werden.
Ist ein solcher Prozess einst per Hand von dem Team bearbeitet worden (analog und digital) und wird jetzt ohne ein Zutun der Mitarbeiter eigenständig vom Computer erledigt, ist dieser erfolgreich automatisiert worden.

Die Automatisierungsanbieter haben hierzu verschiedene Möglichkeiten. Für die Kundin können diese die Ausgabe von Reportings innerhalb des Projektes automatisieren. Jene Mitarbeiter, welche, an dem Projekt arbeiten, buchen lediglich über die Kommentare die dazugehörigen Zeiten auf das einzelne Projekt im Managementtool.


Können Automatisierungsmaßen oder Digitalisierungsstrategien arbeiten?



Die Automatisierungsmaßnahmen können nur aufbauend auf der Digitalisierungsstrategie stattfinden. Diese kann daher als kommender Schritt im digitalen und technologischen Wandel der Zeit betrachtet werden.
Während die Digitalisierungsstrategie meistens darauf abzielt, die Arbeit digital zu befürworten, kann durch die Automatisierungsmaßnahmen ein selbstständiger Ablauf der Arbeiten ermöglicht werden.
Beide Aspekte können in einem Unternehmen von externen Experten begleitet werden. Dabei ist es egal, an welchem Punkt das Unternehmen steht und so kann die professionelle Hilfe zu nachhaltigeren sowie zu schnelleren Lösungsstrategien führen.

Während die Digitalisierungsmaßnahmen der eigenen Arbeitsgänge und der Prozesse meistens unumkehrbar ist und sich in den Unternehmen schnell ergründet, kann es bei den Automatisierungsmaßnahmen passieren, dass sich die Lösung aufgrund fehlender Umsetzung nicht durchsetzen kann.
Im Zuge der Digitalisierungsstrategien nutzen immer mehr Unternehmen im Finanzbereich Machine Learning, Robotic Process Automation und Natural Language Processing. Viele Aktivitäten im Bereich des Controllings, welche bisher die Mitarbeiter der Finanzabteilungen erbracht haben, können somit in Zukunft von Computern ohne Unterstützung der Mitarbeiter durchgeführt werden.
Vor allem erkenntnismäßige Techniken zeichnen sich dadurch aus, dass diese sehr extrem schnell Millionen an Daten aus strukturierten und aus unsortierten externen und internen Quellen analysieren. So sind diese Systeme viel leistungsfähiger als die Mitarbeiter und können daher eine Vielzahl von wiederholenden Arbeiten übernehmen, um komplizierte Prozesse zu aktivieren, zu modernisieren und zu automatisieren.

Speziell einfache, zeitaufwändige und sich wiederholende Aufgaben werden in Zukunft vermehrt automatisch durch die Robotic Process Automation vollzogen. Eine solche Technologie ist im Bereich des Controllings sehr hilfreich bei der Datenaufbereitung, -konsolidierung und -erfassung sowie bei der Verifizierung und Vorbereitung von Daten für die Planung oder das Reporting.
Obwohl erkenntnismäßig Technologien auf sämtlichen Gebieten der Controlling-Aktivitäten verwendet werden, ist es generell nicht der Fall, dass die Unternehmen ausschließlich von Maschinen dirigiert werden. Technologiebasierte und rationale Lösungen zielen meistens darauf ab, bei der Digitalisierungsmaßnahme im Controlling eindeutig definierte und spezifische Aufgaben zu erledigen und gleichzeitig zu automatisieren. Wichtig hierbei ist, dass intelligente Techniken dazu in der Lage sind, bedingt durch die Automatisierungsmaßnahmen bestimmter Teile des Prozesses die Mitarbeitenden entlasten zu können. Auf diese Weise kann der Controller sich mehr auf die Aspekte der Menschen bei der Arbeit konzentrieren, welche stets Fähigkeiten zur Problemlösung, Kontextwissen, soziale Kompetenzen und sehr viel Intelligenz fordern.

Durch die Automation der Aufgaben verlagert sich mithilfe der Digitalisierungsmaßnahmen im Einzelhandel in Deutschland, speziell im Controlling, der Mittelpunkt der zu den geschäftlich orientierten Analysen und Untersuchungen. Gleichzeitig können die Fachkräfte neue Aufgaben erledigen, welche sie ohne Unterstützung durch die künstliche Intelligenz bisher nicht ausführen konnten. Dazu gehört die Analyse großer Datenmengen, um Muster zu erkennen, um auf diese Weise effektiv Entscheidungen und Vorhersagen zu treffen.

Die Bedeutung der Transformationsstrategie



Zu Beginn steht immer die Digitalisierungsmaßnahme der analogen Inhalte. Im Alltag des Geschäftes ist somit oft das Einscannen von Dokumenten wie Aufträgen, Rechnungen oder Lieferscheinen gemeint. So werden analoge Medien in ihrer digitalen Form nutzbar gemacht.

Um jedoch eine Automatisierungsmaßnahme des Prozesses einer Erfassung von Aufträgen zu realisieren, genügt ein digitales Dokument allein nicht. Es müssen dafür die vorhandenen Informationen und Daten des Auftrags aus einem digitalen Dokument gelesen und systematisch übertragen werden. Hierzu gehört beispielsweise das Herausziehen eines Auftraggebers, die jeweilige Lieferadresse oder das bestellte Produkt. Wenn diese Datengrundlage geschaffen wurde und garantiert ist, dass die Daten gültig und vollständig sind, lässt sich mit technologischen Lösungen eine Automation des Arbeitsprozesses realisieren, welcher meistens Workflow genannt wird. Praktisch sieht ein solcher Workflow so aus, dass per Fax oder E-Mail oder ein Auftrag eintrifft und als digitales Dokument automatisch angelegt und im Anschluss mittels OCR definiert wird. Mithilfe der Daten kann dieser Auftrag dann teilweise oder komplett im ERP-System hinterlegt werden. Wenn noch eine manuelle Bearbeitung oder eine Kontrolle der Auftragsdaten nötig ist, wird der Workflow den zuständigen Mitarbeitern in ihre, digitalen Postfach hinterlegt und kann gleichzeitig vervollständigt werden. Diese Arbeitsschritte können schon einige Minuten nach Eintreffen des neuen Auftrags vollzogen werden. So hat das Unternehmen zu jeder Zeit einen Überblick auf die Arbeitslast. Im Zusammenhang mit der Prozessanalyse würde der Mitarbeiter hier prüfen, welche Arbeitsschritte nach der Erfassung des Auftrags folgen müssen und ob sich in dem Workflow abgebildet werden können.

Fazit: Unterschiede zwischen Automatisierungs- und Digitalisierungsstrategien



Die Automation ist ein Abschnitt der Digitalisierung. Diese bedeutet, dass bestimmte Arbeiten im Einzelhandel in Deutschland von Computern automatisiert ausgeführt werden.
Zu den Automatisierungsarbeiten gehören das wiederholte manuelle Arbeiten, welches durch Maschinen ersetzt werden kann, die welche die notwendigen Sensoren besitzen, um Objekte, messen und letztlich erkennen und bearbeiten zu können.
Auch das Schreiben von Texten nach gleichem Muster ist ein wichtiges Beispiel. Hierzu gehören juristische und wissenschaftliche Texte.
Chats, welche anstelle von Mitarbeitern die Anfragen bearbeiten gehören ebenfalls zur automatischen Bearbeitung.

Digitale Werkzeuge sind Büroarbeiten, technische Konstruktionen oder grafische Darstellungen Cloud-Lösungen werden dafür in den Unternehmen verwendet.

Hey ich bin Fabi! Ich bin Digital Marketer und verliebt in Social Media, schreiben und Design! Hier auf Plutus versorge ich Dich mit den neuesten Digital Marketing Trends.

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